POS-kassesystem: hvad Skat kræver, og hvordan du vælger

Kort fortalt: Et POS-kassesystem (POS står for Point of Sale, salgsstedet) registrerer salget i butikken eller restauranten, tager imod betalingen og udskriver eller sender kassebonen. Driver du café, værtshus, diskotek, pizzeria, grillbar, isbar, købmand, døgnkiosk eller restaurant med en omsætning under 10 mio. kr., skal systemet siden 1. januar 2024 opfylde kravene til et digitalt salgsregistreringssystem i momsbekendtgørelsen. Skattestyrelsen godkender ikke systemerne, så det er dit eget ansvar at vælge et, der lever op til kravene.

Hvis du er endt her, står du måske med et gammelt kasseapparat, en ny forretning eller en leverandør, der siger, at deres system «selvfølgelig er godkendt». Her får du en jordnær gennemgang af, hvad et POS-kassesystem gør, hvad Skattestyrelsen faktisk kræver, og hvordan du vælger uden at betale for funktioner, du ikke bruger.

Hvad er et POS-kassesystem, og hvad gør det?

I momsbekendtgørelsen hedder det et salgsregistreringssystem, i hverdagen et kassesystem. Et moderne POS-system samler typisk:

• Salgsregistrering: varer, priser, rabatter og moms for hvert salg.
• Betaling: kontant, kort og mobilbetaling, med betalingsterminalen koblet til kassen.
• Kassebon: udskrevet eller sendt digitalt.
• Dagsopgørelse: rapporter over dagens salg og afstemning af kassen.
• Medarbejdere: eget login, så salg kan henføres til den, der har lavet det.
• Lager: træk på beholdningen, når en vare sælges.
• Integrationer: til bogføring, webshop, bordbestilling eller loyalitetsprogram.

Hvornår har du brug for et POS-kassesystem?

For fire brancher er det ikke et valg. Ifølge Skattestyrelsen skal virksomheder med en omsætning under 10 mio. kr. og hovedaktivitet inden for caféer, værtshuse og diskoteker, pizzeriaer, grillbarer og isbarer, købmænd og døgnkiosker samt restauranter bruge et digitalt salgsregistreringssystem. Det er den reelle drift, ikke branchekoden i CVR, der afgør det. Skattestyrelsen kan derudover give en hvilken som helst virksomhed påbud om at bruge et sådant system, hvis registreringen af salget er utilstrækkelig.

For andre gælder, at en virksomhed, der overvejende sælger til private, enten skal udstede forenklede fakturaer eller bruge et salgsregistreringssystem og udlevere en kassebon. Her er det et frit valg.

Tegn på at et rigtigt POS-system betaler sig, også når du ikke skal:

• I er flere ved kassen, og du vil kunne se, hvem der har solgt hvad.
• Kort, mobilbetaling og kontanter skal stemme med banken hver dag.
• Lageret skal følge salget, uden at nogen tæller op i hånden.
• I sælger både i butik og online og vil have ét samlet billede.

Hvad kræver Skattestyrelsen af systemet?

Kravene står i momsbekendtgørelsen paragraf 64. De vigtigste er:

Skattestyrelsens svar på ofte stillede spørgsmål tilføjer et par praktiske punkter: Har du flere kasser, skal systemet kunne lave én samlet journal, hvor kasserne kan skelnes fra hinanden. Salg fra egen onlineportal må registreres på en virtuel kasse med eget serienummer. Data skal være tilgængelige i mindst fem år fra regnskabsårets udløb. Og skifter du leverandør, er det dit ansvar at sikre adgang til SAF-T-filen fra den gamle.

Betalingsterminaler er i øvrigt selv omfattet af tilgængelighedsloven for produkter bragt i omsætning fra 28. juni 2025, så spørg leverandøren, hvordan terminalen lever op til det.

Hvad koster det?

Uden kronebeløb er det her, pengene går hen:

• Hardware: skærm, printer, kasseskuffe, scanner og betalingsterminal, købt eller lejet.
• Software: abonnement pr. kasse, pr. lokation eller pr. bruger, ofte med tillæg for moduler som lager eller bordbestilling.
• Betalingsgebyrer pr. transaktion hos indløseren.
• Signering: spørg, hvem der står for certifikatet til signering af journalen, og om det er med i prisen.
• Opsætning: varekartotek, moms, medarbejdere og knapper.
• Integrationer til bogføring, webshop og lager.
• Support i de timer, du faktisk har åbent, også aften og weekend.
• Oplæring af personalet, særligt ved retur og fejlslag.

Købe standardsystem eller bygge selv?

Her er svaret næsten altid standard. Kravene i paragraf 64 er tekniske og detaljerede, og Skattestyrelsen skriver, at det er den erhvervsdrivendes eget ansvar, at systemet opfylder dem. Bygger du selv, bærer du hele det ansvar alene.

Det, der kan give mening at tilpasse, er det, der sker omkring kassen: at dagens salg automatisk lander i bogføringen, at lagertal deles med webshoppen, eller at data fra flere butikker samles i ét overblik. Det er integrationsarbejde, ikke et nyt kassesystem. Bed altid leverandøren om en skriftlig bekræftelse af, at systemet opfylder momsbekendtgørelsens paragraf 64, for der findes ingen officiel godkendelse at læne sig op ad.

Hvor passer et AI-lag ind?

Et AI-lag kan arbejde med de data, kassen allerede producerer:

• Afstemme hver dag: sammenholde Z-rapporten med indbetalinger fra kortindløser og bank og fremhæve differencer.
• Foreslå indkøb ud fra salgshistorik, sæson og nuværende lager, som et forslag og ikke en ordre.
• Opsummere ugen: hvilke varer, tidspunkter og medarbejdere der skiller sig ud.
• Svare personalet på «hvordan laver jeg en retur?» ud fra jeres egen manual.

Grænsen er vigtig: kravet om, at kassesystemet ikke må kobles til software, der kan tilføje, redigere eller slette i journalen, betyder i praksis, at et AI-lag kun bør læse fra kassen og aldrig skrive i journalen. Rettelser sker i kassesystemet efter dets egne regler.

Sådan griber du det an

1. Afgør, om din virksomhed er i en af de fire brancher med pligt, ud fra hvad I reelt laver.
2. Lav en liste over, hvad kassen skal tale med: terminal, bogføring, webshop, lager.
3. Bed to eller tre leverandører om skriftlig bekræftelse på kravene i paragraf 64 og om, hvordan du får SAF-T-filen ud, hvis du skifter.
4. Afprøv retur, rabat, delbetaling og kassedifference i en demo, før du skriver under.
5. Aftal hvem der afstemmer kassen dagligt, og hvordan differencer følges op.

Vil du have hjælp til at vælge kassesystem eller koble det sammen med bogføring og webshop, kan Agent360 hjælpe, og du kan skrive til os via kontaktsiden.

Kilder

• Skattestyrelsen, Ofte stillede spørgsmål for erhvervsdrivende (digitale salgsregistreringssystemer, 27/3-2024): https://skat.dk/media/vfhnlpm1/faq-ofte-stillede-spoergsmaal-27-03-2024-for-erhvervsdrivende.pdf (læst 6/10-2026)
• Den juridiske vejledning, A.B.3.3.1.6 Forenklede fakturaer og kasseboner: https://info.skat.dk/data.aspx?oid=2068791 (læst 6/10-2026)
• Momsbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 1435 af 29. november 2023), Retsinformation: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/1435 (læst 6/10-2026)
• Bekendtgørelse om ændring af momsbekendtgørelsen (nr. 850 af 20. juni 2025), Retsinformation: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2025/850 (læst 6/10-2026)
• Lov om tilgængelighedskrav for produkter og tjenester (lov nr. 801 af 7. juni 2022), Retsinformation: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2022/801 (læst 6/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Er kassesystemer godkendt af Skattestyrelsen?

Nej. Skattestyrelsen godkender ikke kassesystemerne, så det er dit eget ansvar at vælge et, der lever op til kravene i momsbekendtgørelsen. Bed derfor leverandøren om en skriftlig bekræftelse af, at systemet opfylder kravene, for der findes ingen officiel godkendelse at læne sig op ad.

Hvilke virksomheder skal have et digitalt kassesystem?

Caféer, værtshuse og diskoteker, pizzeriaer, grillbarer og isbarer, købmænd og døgnkiosker samt restauranter med en omsætning under 10 mio. kr. Det er den reelle drift, ikke branchekoden i CVR, der afgør det. Skattestyrelsen kan desuden give enhver virksomhed påbud om et sådant system, hvis registreringen af salget er utilstrækkelig.

Hvor længe skal data fra et kassesystem gemmes?

I mindst fem år fra regnskabsårets udløb. Skifter du leverandør, er det dit ansvar at sikre adgang til SAF-T-filen fra den gamle leverandør, så spørg om det, før du skriver under.