Vi bygger jeres eget system til det, der tager tiden

De samme spørgsmål lander i indbakken hver dag

Kundehenvendelser der besvarer sig selv

Kundeservice · administration · salg

En agent tager de indgående henvendelser på mail og chat, svarer på det den kan svare på, og sender resten videre med en opsummering til den der skal tage over.

Må selv:

svare på de spørgsmål I selv har sagt ja til.

Spørger først:

alt uden for den liste, og alt med en pris i.

Kobles på

Mail, chat-widget, jeres vidensbase og CRM

Værd at bygge når

Når en stor del af henvendelserne er de samme spørgsmål igen og igen.

Ikke når

Hvis hver henvendelse er unik og kræver en vurdering, flytter den ikke ret meget.

Hvem mangler vi egentlig at svare?

Gamle henvendelser får svar igen

Ejerledere · rådgivere · salg

Agenten læser hele arkivet igennem, sorterer efter en regel I selv kan læse, markerer dem hvor mailen afvises, og skriver et udkast til hver af dem den foreslår, I følger op på. Intet sendes, før I har sagt ja til hver enkelt.

Må selv:

læse arkivet og sortere.

Spørger først:

hver eneste besked, der skal ud.

Kobles på

Jeres mailarkiv, CRM eller regneark - og en spærreliste over dem der har frabedt sig kontakt.

Værd at bygge når

Når der ligger flere henvendelser, end der har været tid til, og ingen ved hvilke der stadig er varme.

Ikke når

Når listen er købt udefra. Agenten genoptager en samtale, I selv har haft - den starter ikke en kold en.

Mødet er slut. CRM-arbejdet begynder

Sælgerens møder skriver sig ind i CRM

Salg · konsulenter · rekruttering

Til SÆLGERENS egne salgsmøder: agenten lytter med, opdaterer pipelinen i CRM og lægger den næste opfølgning i kalenderen. Det handler om at salget er registreret, ikke om at nogen skal læse et referat.

Må selv:

skrive referatet og opdatere felterne i CRM.

Spørger først:

alt der går ud til kunden.

Kobles på

HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics, telefoni og kalender

Værd at bygge når

Når sælgerne bruger aftenerne på at skrive ind hvad de lavede om dagen.

Ikke når

Hvis CRM’et ikke bruges konsekvent i forvejen, løser det ikke disciplinen: det automatiserer bare et hul.

De samme oplysninger tastes flere steder

Slut med at taste det samme to steder

Administration · bogholderi · drift

Data der i dag flyttes i hånden fra ét system til et andet (kopieret, indtastet, videresendt) flytter sig selv, med log på hver handling.

Må selv:

flytte data mellem systemerne efter jeres egne regler.

Spørger først:

når et felt ikke kan slås op, eller et beløb afviger.

Kobles på

Økonomisystem, CRM, mail, filer, ERP

Værd at bygge når

Når nogen sidder med copy-paste mellem to skærme som en fast del af ugen.

Ikke når

Hvis skridtet kræver en faglig vurdering hver gang, skal mennesket blive.

Telefonen ringer, mens I er hos en kunde

Telefonen taget, også når I ikke kan

Håndværk · montage · service

En dansktalende stemme-agent tager opkaldet, forstår hvad det handler om, svarer eller booker direkte i kalenderen og sender et referat bagefter.

Det bygger vi til jer: stemme-agenten leveres af JesperAI, vores eget stemme-produkt, og kobles til jeres nummer og jeres kalender sammen med jer.

Må selv:

tage beskeden og booke en ledig tid.

Spørger først:

alt der ændrer en aftale eller koster penge.

Kobles på

Jeres telefoni, kalender og CRM

Værd at bygge når

Når opkald går tabt uden for åbningstid - eller når de fleste opkald ikke er til dem, der tager dem.

Ikke når

Hvis samtalerne er lange og rådgivende, er en agent forkert værktøj.

Hvem gør hvad efter mødet?

Referater med aftaler og frister

Projektledere · rådgivere · ledelse

Til møder hvor FLERE skal vide hvad der blev aftalt: optagelse, dansk transskription, og et referat med aftaler og frister, lagt det rigtige sted. Det handler om det fælles overblik, ikke om CRM-felter.

Må selv:

skrive referatet og lægge aftalerne ind.

Spørger først:

før noget sendes til deltagerne.

Kobles på

Teams, telefoni, CRM

Værd at bygge når

Når referater enten ikke bliver skrevet, eller skrevet så sent at detaljerne er væk.

Ikke når

Når møderne er korte og beslutningerne alligevel står i en mail bagefter.

Før vi bygger: Optagelse af samtaler har juridiske krav. Vi gennemgår dem med jer før noget bygges.

Sagen venter, fordi ét bilag mangler

Sager gjort klar, med mangler markeret

Rådgivning · administration · sagsbehandling

Agenten læser indkomne dokumenter, trækker det ud der skal bruges, forbereder sagen og markerer det der kræver et menneske.

Må selv:

læse dokumentet og udfylde felterne.

Spørger først:

alt der afgør en sag.

Kobles på

Mail, dokumentarkiv, sagssystem

Værd at bygge når

Når en stor del af arbejdet er at læse noget igennem og flytte oplysninger derfra.

Ikke når

Når hver sag er sin egen, og det der tager tid er vurderingen frem for læsningen.

Før vi bygger: Ved afgørelser med retsvirkning træffer mennesket beslutningen, og det skal kunne dokumenteres.

Svaret findes. Men kun én ved hvor

Svar fra jeres egne dokumenter

Service · rådgivning · teams med store arkiver

Agenten slår op i det I selv har skrevet - kontrakter, tilbud, sager, mails - og svarer med kilden ved siden af. Vi bygger den til at sende spørgsmålet videre til et menneske, når belægget ikke er der.

Må selv:

søge i de kilder I har peget på, og svare med henvisning.

Spørger først:

alt der skal ud af huset, og alt hvor kilderne er uenige.

Kobles på

Dokumentarkiv, mail, CRM, sagssystem

Værd at bygge når

Når svaret findes i huset, men kun én person ved hvor - og alle andre spørger ham.

Ikke når

Når materialet ikke er samlet eller opdateret. Agenten kan ikke gøre et rodet arkiv rigtigt; den gør det hurtigere at søge i.

Tilbuddene bliver skrevet om aftenen

Tilbudsudkast regnet på jeres egne satser

Håndværk · service · rådgivning

Agenten samler grundlaget, regner efter jeres egne satser og regler, og lægger et udkast klar til den der skal godkende det.

Må selv:

hente grundlaget og regne.

Spørger først:

alt med en pris i, og at reservere en dag.

Kobles på

Prislister, CRM, økonomisystem

Værd at bygge når

Når tilbud tager dage fordi oplysningerne ligger fem forskellige steder - eller når kunden vil have tallet, mens han stadig er i røret.

Ikke når

Hvis prissætningen er ren forhandling, er der ikke noget at regne på.