Tidsregistrering: hvad loven kræver, og hvordan du vælger

Kort fortalt: Siden 1. juli 2024 skal danske arbejdsgivere have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der kan måle den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder. Medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer, og oplysningerne skal gemmes i 5 år. Loven kræver hverken et digitalt system eller en bestemt metode, men registreringen skal kunne bruges til at kontrollere hviletiden og den maksimale ugentlige arbejdstid.

Hvis du er endt her, er det sandsynligvis fordi nogen har sagt, at I "skal have tidsregistrering", og du vil vide, om det passer, hvad det konkret kræver af jer, og om det nødvendigvis betyder et nyt system. Her får du svaret bygget på selve lovteksten og myndighedernes egne sider.

Hvad er tidsregistrering, og hvad gør det?

Tidsregistrering er den løbende registrering af, hvor længe hver medarbejder arbejder. Det kan være et papirskema, et regneark, et stempelur ved døren eller en app på telefonen. To ting bliver ofte blandet sammen: den registrering af arbejdstid, loven kræver, og den sagsregistrering, mange virksomheder bruger til at fakturere timer til kunder. Et system kan gøre begge dele, men det er kun den første, der er et lovkrav.

Et tidsregistreringssystem kan typisk:

• Registrere arbejdstid pr. dag, fx ved at stemple ind og ud, taste timer eller bekræfte en planlagt vagt.
• Lade lederen godkende timer, før de sendes videre.
• Holde regnskab med overarbejde, flekstid, fravær og ferie.
• Give medarbejderen adgang til sine egne registreringer.
• Sende godkendte timer videre til lønsystemet, så ingen taster dem igen.
• Advare, hvis en registrering tyder på, at reglerne om hviletid er brudt.
• Fordele timer på sager eller projekter, hvis I fakturerer tid.

Hvad siger loven præcist?

Kravet står i paragraf 4 b i lov om gennemførelse af dele af arbejdstidsdirektivet, der i daglig tale kaldes arbejdstidsloven (lovbekendtgørelse nr. 982 af 12. august 2024). Det blev indført ved lov nr. 89 af 30. januar 2024 og trådte i kraft 1. juli 2024. Baggrunden er en dom fra EU-Domstolen af 14. maj 2019 (sag C-55/18), der slog fast, at arbejdsgiverne skal indføre registrering af medarbejdernes daglige arbejdstid.

Arbejdstilsynet skriver, at formålet er at gøre det muligt at se, om reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, daglig hvileperiode og ugentligt fridøgn bliver overholdt. Tilsynet kan bede om at se registreringerne, fx hvis det har mistanke om, at reglerne om hvileperiode eller fridøgn ikke er overholdt.

Er medarbejderne dækket af en overenskomst, der sikrer de samme rettigheder, er det overenskomstens regler om fx den ugentlige arbejdstid, der gælder i stedet for lovens paragraf 4 (arbejdstidsloven, paragraf 1, stk. 2). Selve registreringskravet i paragraf 4 b er ikke en del af den undtagelse.

Tre ting er værd at vide, før du køber noget.

Der er metodefrihed. Bemærkningerne til lovforslaget (L 68, folketingsåret 2023-24) beskriver "en høj grad af metodefrihed" og skriver direkte, at loven ikke stiller krav om et digitalt tidsregistreringssystem. Beskæftigelsesministeren sagde ved vedtagelsen, at den enkelte arbejdsgiver har frihed til selv at finde en metode, der passer til virksomheden.

Ikke alle er omfattet. Ifølge bemærkningerne gælder kravet ikke for medarbejdere, der både er undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og fra arbejdsmiljølovens regler om hviletid. Arbejdstidslovens paragraf 1, stk. 6, kan undtage fx medarbejdere med ledelsesmæssige funktioner eller selvstændige beslutninger, hvor arbejdstiden ikke måles eller fastsættes på forhånd, og det skal så fremgå af ansættelseskontrakten. Arbejdstilsynet har tilpasset sine regler om hvileperiode, så det er den samme gruppe, der er undtaget. Undtag derfor kun nogen, når kontrakten og det faktiske arbejde passer til beskrivelsen.

Konsekvensen er indirekte, men reel. Bemærkningerne slår fast, at der ikke kan tilkendes godtgørelse alene for at overtræde registreringspligten. Men hvis en medarbejder rejser en sag om, at rettighederne efter loven er krænket, hvor der efter paragraf 8 kan tilkendes godtgørelse, kan manglende registrering få "processuel skadevirkning" for arbejdsgiveren. Uden registrering står du med andre ord svagt, når du skal vise, at reglerne blev overholdt.

Hvornår har du brug for et tidsregistreringssystem?

Lovkravet gælder, uanset om I har et system eller ej. Spørgsmålet er derfor, hvilken metode der holder i jeres hverdag.

Tegn på, at et egentligt system er det rigtige:

• Arbejdstiden varierer fra dag til dag, fx ved vagter, overarbejde eller arbejde ude hos kunder.
• Timer bruges allerede til løn eller fakturering, og de bliver tastet ind flere steder.
• I har medarbejdere på flere adresser, så lederen ikke selv ser, hvornår folk møder.
• Flekssaldi eller overarbejde har allerede givet anledning til diskussioner.

Tegn på, at det er for tidligt at investere:

• Alle har faste mødetider, og arbejdsdagen ser ens ud. Så kan en enkel løsning række, så længe den kan vise den daglige arbejdstid for hver person.
• I har allerede et vagtplan- eller lønsystem med et tidsmodul, I ikke bruger. Start dér.

Det er også værd at regne med medarbejdernes tid. I lovforslaget vurderede Erhvervsstyrelsens Område for Bedre Regulering, med betydelig usikkerhed, at registreringen i gennemsnit tager mellem 1 og 3 minutter om dagen pr. medarbejder. Samme vurdering nævner, at de fleste adspurgte virksomheder forventede at købe et digitalt system, fordi de så det som den mest effektive vej, selv om loven ikke kræver det.

Hvad koster det?

Prisen afhænger af nogle få drivere:

• Licens pr. medarbejder. De fleste systemer tager betaling pr. person, der registrerer, ikke kun pr. administrator. Tæl alle omfattede med.
• Udstyr. Terminaler, kortlæsere eller tablets ved indgangen er en ekstra post i forhold til en app på telefonen.
• Opsætning af regler. Overenskomster med tillæg, flekstid og afspadsering skal sættes op, og jo flere særregler, jo mere arbejde.
• Integration. Kobling til løn, vagtplan eller sagsstyring er ofte den største post, hvis den ikke findes som standard.
• Oplæring og daglig tid. Medarbejdernes registrering og ledernes godkendelse koster tid hver dag, også når licensen er betalt.
• Opbevaring. Data skal kunne findes frem i 5 år, også for medarbejdere, der er stoppet, og hvis I skifter system.

Købe standardsystem eller bygge selv?

Køb standard. Selve registreringen er et løst problem, og et standardsystem kommer med medarbejderadgang, godkendelse, historik og arkiv, som I ellers selv skulle bygge og holde kørende i mindst 5 år.

Det, der kan give mening at tilpasse, er dataflowet omkring registreringen. Har I fx et sagssystem, hvor teknikerne melder et job færdigt, eller et vagtplansystem, hvor vagten allerede er planlagt, kan et integrationslag sørge for, at tiden derfra bliver foreslået i tidsregistreringen og sendt videre til løn og faktura, når den er godkendt. Så registrerer medarbejderen ét sted, og resten følger med.

Hvor passer et AI-lag ind?

Et AI-lag kan ikke erstatte registreringen, men det kan tage meget af det manuelle arbejde omkring den:

• Sammenligne plan og virkelighed. Lægge den registrerede tid op mod vagtplanen og markere afvigelserne, så lederen kun skal se på dem.
• Forberede forslag. Foreslå en dags timer ud fra kalender eller jobsystem, som medarbejderen derefter selv bekræfter eller retter.
• Fange regelbrud tidligt. Advare om en kommende konflikt med hviletiden, før vagten bliver lagt, i stedet for bagefter.
• Svare på spørgsmål. Svare en medarbejder på "hvad er min flekssaldo" ud fra de data, der ligger i systemet.
• Gøre lønkørslen klar. Samle godkendte timer, finde manglende godkendelser og opsummere overarbejde pr. afdeling.

Det kan AI ikke: Det kan ikke udfylde timer, som ingen har bekræftet, for så er registreringen ikke længere objektiv. Det kan ikke afgøre, om en medarbejder er undtaget efter paragraf 1, stk. 6, for det afhænger af kontrakten og det faktiske arbejde. Og det kan ikke overtage lederens godkendelse.

Sådan griber du det an

1. Find ud af, hvem der er omfattet. Gennemgå kontrakter og eventuelle overenskomster, og notér hvem der eventuelt er undtaget, og hvorfor.
2. Se på, hvad I allerede registrerer. Et vagtplan-system, et lønsystem eller jeres sagsstyring kan allerede dække kravet helt eller delvist.
3. Aftal praksis på arbejdspladsen. Dansk Arbejdsgiverforening, Fagbevægelsens Hovedorganisation og Akademikerne har i et fælles forståelsespapir peget på, at det er nærliggende at drøfte hyppigheden af registrering, medarbejderens egen registrering, godkendelse, registrering af pauser og tillidsrepræsentantens adgang.
4. Vælg metode ud fra hverdagen. Kontorfolk, montører og vagtpersonale arbejder forskelligt, og løsningen skal virke for dem alle.
5. Kobl det til løn. Sørg for, at godkendte timer flyder videre uden ny indtastning.
6. Test kontrollen. Træk tallene for en tilfældig medarbejder over 4 måneder, og se om du kan svare på 48-timers-reglen og hviletiden. Kan du det, virker løsningen.

Agent360 kan hjælpe med at vælge system eller bygge integrationslaget mellem tidsregistrering, vagtplan og løn, så tag gerne kontakt.

Kilder

• Arbejdstidsloven, lovbekendtgørelse nr. 982 af 12. august 2024: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2024/982 (læst 6/10-2026)
• Lov nr. 89 af 30. januar 2024 (indførelse af registreringskrav): https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2024/89 (læst 6/10-2026)
• Lovforslag L 68 (2023-24) med bemærkninger: https://www.retsinformation.dk/eli/ft/202312L00068/dan/pdf (læst 6/10-2026)
• Arbejdsmiljøloven, lovbekendtgørelse nr. 442 af 24. april 2026: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2026/442 (læst 6/10-2026)
• Arbejdstilsynet, Nye regler om arbejdstid og ændrede regler om hvileperiode pr. 1. juli 2024: https://at.dk/nyheder/2024/07/regler-om-arbejdstid-og-hvileperiode/ (læst 6/10-2026)
• Beskæftigelsesministeriet, Nye regler for registrering af ansattes arbejdstid (23-01-2024): https://bm.dk/nyheder/nyheder/2024/01/nye-regler-for-registrering-af-ansattes-arbejdstid/ (læst 6/10-2026)
• Forståelsespapir mellem FH, DA og AC (30. juni 2023): https://bm.dk/media/43iatm2a/forstaaelsespapir-mellem-fh-da-og-ac.pdf (læst 6/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark?

Ja. Siden 1. juli 2024 skal danske arbejdsgivere have et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system, der kan måle den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder. Kravet står i arbejdstidsloven og bygger på en dom fra EU-Domstolen fra 2019.

Skal tidsregistrering være digital?

Nej. Loven stiller ikke krav om et digitalt tidsregistreringssystem, og bemærkningerne til lovforslaget beskriver en høj grad af metodefrihed. Et papirskema, et regneark, et stempelur eller en app kan bruges, så længe løsningen kan vise den daglige arbejdstid for hver person.

Hvor længe skal man gemme tidsregistreringer?

I 5 år efter udløbet af den periode, gennemsnittet beregnes over. Det gælder også for medarbejdere, der er stoppet, og hvis I skifter system, så arkiv og sletning bør planlægges fra start. Medarbejderen skal desuden kunne se sine egne registreringer.