AI til events og kurser: tilmelding, påmindelser og afvikling

Kort fortalt: AI (kunstig intelligens) kan understøtte administrative arbejdsgange omkring events og kurser: registrere tilmeldinger, styre ventelister, sende praktisk information og påmindelser, samle en pakke til dem, der skal afvikle dagen, og lave et bestillingsgrundlag til forplejningen. Det, der kræver en vurdering, fx rabatter, klager og fagligt indhold, bør blive hos et menneske. Invitationer til nye kontakter er markedsføring og kræver, at I kender reglerne, før I sender.

Hvad der kan lade sig gøre, afhænger af jeres tilmeldingssystem, kalender, CRM (systemet til kunderelationer) og den løsning, I vælger. Undersøg derfor for hver arbejdsgang nedenfor, om jeres systemer kan det med den adgang og opsætning, I har, og afprøv det på et enkelt hold eller arrangement først.

Alle udgående beskeder, kursuspakker, bestillinger og afbestillinger klargøres som udkast. En medarbejder godkender indhold og modtagere før afsendelse, også efter afprøvningen.

Hvor fylder arbejdet?

Bag hvert event og kursus ligger en koordineringsopgave, som deltagerne ikke ser: den rigtige instruktør eller vært, det rigtige lokale, de rigtige materialer og den rigtige forplejning, alt sammen på den rigtige dag. Det er mange små opgaver, og en glemt opgave er synlig for et helt hold.

Arbejdet falder i tre dele:

1. Før: tilmelding, bekræftelse, venteliste, praktisk information og påmindelser.
2. Afviklingen: kalender, lokale, materialer, forplejning og særlige hensyn.
3. Efter: beviser, evaluering, faktura og opfølgning.

Tilmelding, venteliste og afbud

Arbejdsgange at afprøve:

• Bekræftelse: når en deltager tilmelder sig, registreres tilmeldingen, og en bekræftelse med dato, sted og praktisk information klargøres til godkendelse.
• Venteliste: når et hold er fuldt, kommer nye på venteliste. Melder en deltager afbud, klargøres et tilbud om pladsen til den næste på listen med en frist for at svare.
• Flytning: vil en deltager flytte til et andet hold, tjekkes det, om der er plads, og et menneske godkender flytningen, hvis jeres regler kræver det.

Lad et menneske beslutte rabatter, dispensationer og klager. Det er vurderinger, ikke administration.

Praktisk information og påmindelser

En påmindelse med praktisk information før dagen hjælper deltagerne med at komme forberedt. En plan at afprøve:

Hold beskederne korte, og giv deltageren en nem måde at melde afbud på, så pladsen kan gå videre til ventelisten. Mål selv, om påmindelserne ændrer fremmødet hos jer, før I udvider.

Kursuspakken til dem, der afvikler

Instruktøren eller værten skal ikke selv jage deltagerlisten aftenen før. Undersøg, om jeres løsning kan samle en pakke forud for hver dag:

• opdateret deltagerliste
• eventuelle særlige hensyn
• svar fra forberedelsesskemaet
• lokale og tidspunkt
• en påmindelse om, hvilke materialer der skal med eller bestilles trykt
• kontaktperson, hvis noget går galt

Bruger I eksterne instruktører eller værter, er pakken ekstra nyttig, hvis de ikke har adgang til jeres systemer og ellers er afhængige af, hvad nogen husker at sende dem.

Kalender og lokaler

En tråd som «Kan du tage holdet den 14.?», «Nej, men den 21.» og «Der er lokalet optaget» kan blive til ét samlet forslag, hvis løsningen kan se instruktørernes kalendere og lokalekalenderen. Når et menneske har valgt datoen, kan bookingen af lokalet og aftalen i instruktørens kalender laves som næste skridt.

Aflyses et hold, er der flere ting, der skal ske på én gang: instruktøren skal have besked, lokalet frigives, og forplejningen afbestilles. Lad løsningen klargøre tjeklistens handlinger, og lad en medarbejder godkende dem, før noget sendes eller afbestilles.

Forplejning og særlige hensyn

Forplejningsbestillinger er små beslutninger med pinlige følger, når de glipper: forkert antal, glemt vegetarmenu eller ingen kaffe til morgenholdet. Et bestillingsgrundlag kan laves ud fra den aktuelle holdliste med antal og de hensyn, deltagerne har oplyst ved tilmeldingen, og sendes til leverandøren eller kantinen efter medarbejderens godkendelse.

Indsaml kun de oplysninger om særlige hensyn, I har brug for, og begræns, hvem der kan se dem. Datatilsynets grundlæggende principper kræver, at behandlingen begrænses til det nødvendige for formålet, og at oplysningerne slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige.

Efter arrangementet

• Beviser: kursusbeviser kan laves ud fra deltagelsesdata, når et menneske har bekræftet, hvem der har gennemført.
• Evaluering: evalueringsskemaet sendes ud, og svarene samles, så den ansvarlige kan læse en sammenfatning. Den faglige tolkning er et menneskes.
• Faktura: fakturagrundlaget laves ud fra den endelige deltagerliste og godkendes, før det sendes.
• Opfølgning: deltagere, der har spurgt om noget under dagen, får svar fra en medarbejder.

Hvad AI tager, og hvad mennesket beholder

Invitationer og reglerne

Invitationer til et arrangement, I sælger, er markedsføring. Markedsføringslovens paragraf 10, stk. 1 kræver forudgående samtykke, før man markedsfører via elektronisk post, og ifølge lovforslagets bemærkninger gælder det, uanset om modtageren er forbruger eller erhvervsdrivende.

Paragraf 10, stk. 2 giver en undtagelse for elektronisk post om egne tilsvarende produkter, når kunden selv har givet jer sin mailadresse i forbindelse med et køb. Når kunden afgiver adressen, skal I klart og utvetydigt oplyse om den kommende markedsføring og muligheden for at fravælge den. Kunden skal have en klar og utvetydig mulighed for let og gebyrfrit at frabede sig markedsføringen, både da adressen blev givet og ved hver efterfølgende henvendelse, og må ikke have frabedt sig den. Tidligere deltagelse er derfor ikke i sig selv nok.

Overvejer I at ringe op med en AI-stemme: Markedsføringsopkald fra et automatisk opkaldssystem kræver forudgående samtykke. Loven tager ikke udtrykkeligt stilling til en samtalende AI-stemme, så få den konkrete løsning vurderet før brug. Vi gennemgår reglerne i Er AI-opkald lovlige i Danmark?.

Sådan kommer I i gang

1. Kortlæg ét arrangement fra tilmelding til faktura, og skriv ned, hvor tiden går.
2. Vælg én arbejdsgang, fx venteliste og afbud eller kursuspakken til instruktøren.
3. Undersøg jeres systemer: kan tilmeldingssystem, kalender og CRM levere de data, arbejdsgangen kræver?
4. Afprøv på ét hold, og lad en medarbejder godkende alt, før det går til deltagere og leverandører.
5. Mål tidsforbrug og fejl før og efter, og udvid først, når det virker.

Bruger I HubSpot til deltagere og kunder, så læs om HubSpot CRM-automatisering og de værktøjer, HubSpot selv har.

Vil I have hjælp til at finde den første arbejdsgang omkring jeres events eller kurser, så kontakt os.

Kilder

• Lov om markedsføring, lovbekendtgørelse nr. 1420 af 2. december 2024: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2024/1420 (læst 12/10-2026)
• L 40 (2016-17), bemærkninger til paragraf 10: https://www.folketingstidende.dk/samling/20161/lovforslag/L40/20161_L40_som_fremsat.pdf (læst 12/10-2026)
• Datatilsynet, de grundlæggende principper: https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/grundlaeggende-begreber/hvad-er-dine-forpligtelser/de-grundlaeggende-principper (læst 12/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Hvad kan AI hjælpe med ved events og kurser?

Det administrative arbejde: tilmeldinger, venteliste og afbud, praktisk information og påmindelser, en pakke til dem, der afvikler, et bestillingsgrundlag til forplejningen og udkast til beviser og fakturaer.

Hvad bør et menneske stadig gøre?

Beslutte rabatter, dispensationer og klager, vælge instruktør og dato, svare på faglige spørgsmål og godkende beviser, fakturaer og beskeder, før de sendes.

Må man sende invitationer til nye kontakter?

Kun med forudgående samtykke, når invitationen er markedsføring via mail. Undtagelsen for eksisterende kunder i paragraf 10, stk. 2 gælder kun, når alle dens betingelser er opfyldt.

Må man ringe med en AI-stemme for at invitere?

Markedsføringsopkald fra et automatisk opkaldssystem kræver forudgående samtykke. Loven tager ikke udtrykkeligt stilling til en samtalende AI-stemme, så få den konkrete løsning vurderet før brug.

Hvordan kommer man i gang?

Kortlæg ét arrangement, vælg én arbejdsgang, afprøv den på ét hold, og mål før og efter.