Fakturering: regler, e-faktura og NemHandel for virksomheder

Kort fortalt: Fakturering er processen fra en leverance er afsluttet, til kunden har fået en korrekt faktura, og salget er bogført. En momsregistreret virksomhed skal udstede faktura for sine momspligtige leverancer, og en fuld faktura skal bl.a. indeholde fortløbende nummer, CVR- eller SE-nummer, momsbeløb og leveringsdato. En e-faktura er en struktureret fil, der lander direkte i modtagerens system via Nemhandel, og en pdf tæller ikke som e-faktura. Over for offentlige myndigheder har e-faktura via Nemhandel været lovpligtig siden 2005.

Hvis du er endt her, er det måske fordi fakturaerne stadig laves i et dokument og nummereres i hånden, fordi en offentlig kunde har afvist en pdf, eller fordi din udbyder har skrevet om e-faktura. Her får du reglerne, forskellen på de forskellige fakturatyper, og hvordan du fjerner det manuelle arbejde fra den.

Hvad er fakturering, og hvad gør et faktureringssystem?

Et faktureringssystem er i dag oftest en del af regnskabsprogrammet. Det hjælper typisk med at:

• Oprette fakturaen ud fra en ordre, et tilbud, registrerede timer eller et abonnement.
• Nummerere fortløbende og beregne moms korrekt.
• Sende den som e-faktura, eller som pdf til dem, der ikke kan modtage e-faktura.
• Udstede kreditnotaer, når noget skal rettes eller annulleres.
• Følge betalingen: matche indbetalinger og sende påmindelser.
• Bogføre automatisk, så salget står i regnskabet med fakturaen som bilag.

Hvornår har du brug for et faktureringssystem?

Reglen er enkel: registrerede virksomheder skal udstede faktura til modtageren af momspligtige leverancer, uanset om kunden er en virksomhed eller en privatperson, dog med lempelser for detailhandel. Fakturaen skal udstedes, når leverancen er afsluttet eller snarest derefter, og ikke senere end hvad der er almindeligt i branchen, fx ugentligt eller månedligt. Skal kunden betale noget, før leverancen er færdig, fx a conto, skal der udstedes en særskilt faktura for den del.

Tegn på at tiden er inde til et rigtigt system:

• Fakturaer laves i et dokument, og nummeret holdes styr på i hånden.
• Der går dage eller uger fra leverance til faktura.
• I har offentlige kunder, som kræver e-faktura.
• Påmindelser bliver glemt, og ingen har overblik over, hvad der er betalt.

Er din virksomhed omfattet af kravet om digital bogføring, skal dit regnskabsprogram i forvejen kunne sende og modtage e-fakturaer. Så er et separat faktureringsværktøj ofte unødvendigt.

Fuld faktura, forenklet faktura og e-faktura

Der skal altid udstedes en fuld faktura, hvis en registreret erhvervskunde beder om det, og ved salg af ydelser til private, når beløbet inklusive moms er 5.000 kr. eller mere. To praktiske detaljer, der ofte går galt: fakturadatoen skal være den dag, fakturaen sendes eller stilles til rådighed, så den må ikke tilbagedateres til leveringen. Og en sendt faktura kan ikke annulleres internt; den skal krediteres med en kreditnota.

E-faktura og Nemhandel

Nemhandel er den fælles offentlige infrastruktur for at sende forretningsdokumenter mellem virksomheders og myndigheders økonomisystemer. Den består af fælles dokumentstandarder (OIOUBL og Peppol BIS), et fælles modtagerregister (Nemhandelsregisteret) og et transportlag baseret på europæiske standarder. Ifølge Nemhandel modtages 99 procent af alle fakturaer til det offentlige i dag som e-faktura.

Den store forskel for dig er, at en e-faktura ikke skal læses af nogen. Den lander i modtagerens bogføringssystem med beløb, moms og leverandør som data, så den ikke skal scannes eller tastes.

Med bekendtgørelse nr. 811 af 22. september 2026 strammes det op. Fra 1. marts 2027 skal registrerede bogføringssystemer kræve MitID ved første login, og kunder, der ikke allerede er tilmeldt e-fakturering, får besked om, at de bliver tilmeldt, medmindre de fravælger det inden for fire uger. Systemet skal også gøre dig opmærksom på det, når du fakturerer manuelt til en modtager, der kan modtage e-faktura. Ifølge Nemhandel kan du fortsat aftale andre fakturaformer med kunder og leverandører.

Hvad koster det?

Uden kronebeløb er det her, der driver prisen:

• Abonnement på regnskabs- eller faktureringsprogrammet, pr. bruger eller pr. modul.
• Mængde: nogle prismodeller afhænger af antal fakturaer eller dokumenter; spørg om der er gebyr pr. sendt dokument.
• Integration fra der, hvor faktureringsgrundlaget opstår: ordresystem, tidsregistrering, CRM eller webshop.
• Opfølgning: påmindelser, rykkere og eventuel inkasso.
• Intern tid: den tid, der i dag bruges på at lave, kontrollere og rette fakturaer, er ofte den største post.

Købe standardsystem eller bygge selv?

Selve fakturaen bør næsten altid laves i et standardsystem. Indholdet er reguleret, nummereringen skal være fortløbende, og e-faktura kræver forbindelse til Nemhandel, som registrerede systemer allerede har.

Det, der kan give mening at bygge, er vejen hen til fakturaen: at ordrer, timer eller leverancer automatisk bliver til et fakturagrundlag, at flere systemer samles på én faktura, eller at særlige prismodeller beregnes, før fakturaen dannes. Har I mange erhvervskunder, der sender ordrer elektronisk, hænger det tæt sammen med EDI (elektronisk dataudveksling).

Hvor passer et AI-lag ind?

Et AI-lag kan fx:

• Tjekke fakturaen før afsendelse: mangler der leveringsdato, købers adresse eller en pris, der afviger fra aftalen?
• Danne fakturagrundlag ud fra timer eller leverancer, som et menneske godkender.
• Matche indbetalinger med åbne fakturaer, også når kunden har skrevet et forkert nummer.
• Skrive udkast til påmindelser i en tone, der passer til kunden.
• Læse indgående pdf-fakturaer fra leverandører, der endnu ikke sender e-faktura, og foreslå kontering.

Det kan ikke ændre en udstedt faktura, for det kræver en kreditnota, og det kan ikke afgøre en uenighed med en kunde. Og det er ikke en erstatning for e-faktura: strukturerede data er altid mere pålidelige end en model, der læser en pdf.

Sådan griber du det an

1. Tjek at dine fakturaer indeholder alle felter i tabellen, og at nummereringen er fortløbende.
2. Mål tiden fra leverance til faktura, og sæt en fast rytme.
3. Undersøg, om dine kunder og leverandører står i Nemhandelsregisteret, og beslut hvordan I håndterer den automatiske tilmelding.
4. Kobl faktureringsgrundlaget (ordrer, timer, abonnementer) til regnskabsprogrammet, så det ikke tastes igen.
5. Automatisér påmindelser og bankafstemning, før du ser på mere avancerede værktøjer.

Vil du vide mere om valget af program, kan du læse om regnskabsprogrammer og bogføringsloven, og vil du have hjælp til at bygge integrationslaget fra ordre til faktura, kan Agent360 hjælpe via kontaktsiden.

Kilder

• Den juridiske vejledning, A.B.3.3.1.2 Faktureringspligten: https://info.skat.dk/data.aspx?oid=2068787 (læst 6/10-2026)
• Den juridiske vejledning, A.B.3.3.1.4 Fakturaens indhold, fuld faktura: https://info.skat.dk/data.aspx?oid=2068789 (læst 6/10-2026)
• Den juridiske vejledning, A.B.3.3.1.6 Forenklede fakturaer og kasseboner: https://info.skat.dk/data.aspx?oid=2068791 (læst 6/10-2026)
• Erhvervsstyrelsen, Nemhandel, fælles digital infrastruktur: https://erhvervsstyrelsen.dk/nemhandel-faelles-digital-infrastruktur (læst 6/10-2026)
• Erhvervsstyrelsen, Vejledning om bogføringsloven (afsnit 2.15 om e-faktura): https://erhvervsstyrelsen.dk/digital-bogfoering-hvilke-regler-traeder-i-kraft-hvornaar (læst 6/10-2026)
• Nemhandel, forside med nøgletal: https://nemhandel.dk/ (læst 6/10-2026)
• Nemhandel, «E-fakturering bliver den nye fælles måde at fakturere» (28/9-2026): https://nemhandel.dk/e-fakturering-bliver-den-nye-faelles-maade-fakturere (læst 6/10-2026)
• Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer (nr. 811 af 22. september 2026): https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2026/811 (læst 6/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal en faktura indeholde?

En fuld faktura skal bl.a. indeholde udstedelsesdato, fortløbende nummer, sælgers CVR- eller SE-nummer, sælgers og købers navn og adresse, mængde og art, momsgrundlag, pris pr. enhed, momssats og momsbeløb. Leveringsdatoen skal med, hvis den afviger fra udstedelsesdatoen.

Tæller en pdf som e-faktura?

Nej. En e-faktura er en struktureret fil i OIOUBL- eller Peppol BIS-format, der lander direkte i modtagerens system via Nemhandel. Over for offentlige myndigheder har e-faktura via Nemhandel været lovpligtig siden 2005.

Hvornår må man bruge en forenklet faktura?

Ved salg under 3.000 kr. og hos virksomheder, der overvejende sælger til private. Der skal dog altid udstedes en fuld faktura, hvis en registreret erhvervskunde beder om det, og ved salg af ydelser til private, når beløbet inklusive moms er 5.000 kr. eller mere.