PIM: Product Information Management, styr på jeres produktdata

Kort fortalt: PIM (Product Information Management, på dansk styring af produktinformation) er et system, der samler alle oplysninger om jeres produkter ét sted: beskrivelser, tekniske data, billeder og oversættelser, og sender dem ud til webshop, markedspladser, kataloger og forhandlere. PIM betyder her produktdata, ikke adgangsstyring i IT-sikkerhed, som også forkortes PIM. Et PIM giver mening, når I har mange varer, mange kanaler eller mange sprog. Med få varer og én webshop kan webshoppens egen produktadministration ofte række.

Hvis du er endt her, er det måske fordi de samme produkttekster tastes ind både i ERP, webshop og på en markedsplads, fordi nye varer er lang tid om at komme online, eller fordi en forhandler beder om data i et format, I ikke har. Her får du en jordnær forklaring på, hvad et PIM gør, hvornår det betaler sig at tage fat, og hvilke produktoplysninger loven faktisk kræver, at I viser online.

Hvad er PIM, og hvad gør det?

PIM er processen og systemet til at styre al den information, der skal til for at markedsføre og sælge produkter gennem jeres salgskanaler. Analysehuset Forrester beskriver det som et knudepunkt mellem CMS, e-handel, DAM (Digital Asset Management, styring af billeder og medier) og ERP. Produktdata, der i dag ligger spredt i afdelinger, regneark og hos enkelte medarbejdere, samles i ét centralt katalog.

Forskellen til ERP er, at ERP typisk håndterer lager, indkøb og ordrer, mens PIM holder de kundevendte oplysninger, der skal sælge varen. Forskellen til PDM (Product Data Management) er, at PDM handler om strukturerede tekniske data som specifikationer, deltegninger og lister over dele.

Et PIM dækker typisk:

• Ét centralt produktkatalog med alle egenskaber pr. vare.
• Sprog og markeder: oversættelser og lokale versioner af den samme vare.
• Berigelse: salgstekster, billeder, dokumenter og datablade.
• Validering og arbejdsgange: regler for, hvornår en vare er komplet nok til at gå ud, og hvem der godkender.
• Udsendelse til kanaler: webshop, markedspladser, printkataloger, sociale medier og datafeeds til handelspartnere. Wikipedias beskrivelse af PIM nævner også store sprogmodeller som en af kanalerne, altså AI-tjenester, der læser jeres produktdata.

Hvornår har du brug for PIM?

Behovet vokser typisk med:

• Mange varer eller komplekse produktdata.
• Egenskaber, der ændrer sig ofte.
• Mange kilder og formater, fx data fra flere leverandører.
• Salg online og elektronisk bestilling.
• Flere lande og sprog.

Tegn i hverdagen er, at det samme tastes flere steder, at marketing jagter data i regneark, og at kunder klager over forkerte oplysninger på varesiden. Det kan være for tidligt, hvis I har få varer, ét sprog og én kanal.

Loven trækker også i retning af bedre produktdata. Siden 13. december 2024 kræver EU’s produktsikkerhedsforordning (forordning (EU) 2023/988, kaldet GPSR) i artikel 19, at en række oplysninger står tydeligt, der hvor en vare udbydes online. Kravet gælder forbrugerprodukter omfattet af GPSR og produkter på de områder, hvor reglerne er harmoniseret i EU, når de sælges i webshops og på markedspladser.

Produktdata, loven kræver online

Kravet om tilgængelighedsoplysninger gælder e-handel til forbrugere og ikke mikrovirksomheder, der leverer tjenester.

To fælles standarder er også værd at kende. GTIN er nummeret under stregkoden, som identificerer en vare globalt, og som også kan bruges i 2D-stregkoder og RFID. Og GS1’s netværk GDSN bruges til at udveksle produktdata med handelspartnere. Hertil kommer digitale produktpas, som indgår i EU’s rammelovgivning for bæredygtige produkter (ESPR) og knytter bæredygtighedsdata til den enkelte vare.

Hvad koster det?

Den store post er sjældent licensen. Det er arbejdet med selve dataene. Spørg ind til:

• Licens: afregnes den pr. bruger, pr. antal varer eller pr. kanal?
• Datamodel og oprydning: at beslutte, hvilke felter hver varegruppe skal have, og rydde op i det, der findes.
• Leverandørdata: import fra leverandørernes filer og formater.
• Integrationer til ERP, webshop og markedspladser.
• Billeder og dokumenter: fotografering, beskæring og datablade.
• Oversættelse til de sprog, I sælger på.
• Oplæring og drift: hvem vedligeholder data, når projektet er slut?

Købe standardsystem eller bygge selv?

Har I få varer og én kanal, er det oftest bedst at bruge webshoppens eller ERP-systemets egne produktfelter og holde dem i orden. Når kanalerne og sprogene bliver flere, er et standard-PIM det rigtige: berigelse, validering og arbejdsgange er netop det, PIM er bygget til.

Et system til stamdata (MDM) er ikke det samme. Det sikrer, at en vare er den samme på tværs af systemer, men mangler ofte funktionerne til at berige og godkende produkttekster.

Det, der ofte skal tilpasses, er integrationerne: et lag, der henter data fra leverandører og ERP ind i PIM, og et, der sender færdige data videre til webshop og markedspladser. Hvordan produktdata spiller sammen med hjemmesiden, kan du læse om i CMS-system: hvilken type passer til jer?

Hvor passer et AI-lag ind?

Produktdata er meget læsning og skrivning, og her kan et AI-lag hjælpe:

• Udtrække: læse leverandørens datablade og PDF’er og foreslå værdier til jeres felter, som en medarbejder godkender.
• Udkast: skrive første version af produkttekster ud fra de tekniske data, på flere sprog.
• Tjekke: finde varer, der mangler fabrikantadresse, billede eller advarsler, før de går online.
• Sortere: foreslå kategori og egenskaber til nye varer.
• Beskrive: foreslå alt-tekster til produktbilleder.

Det kan AI ikke: finde på tekniske data eller sikkerhedsadvarsler. De skal komme fra fabrikanten, og ansvaret for, hvad der står på varesiden, ligger fortsat hos jer. Et AI-forslag til en advarsel er et udkast, ikke en kilde.

Sådan griber du det an

1. Tæl varer, kanaler og sprog. Det afgør, om I har brug for et PIM, eller om webshop og ERP rækker.
2. Lav en feltliste pr. varegruppe, og tag lovens krav med fra start.
3. Find ud af, hvor data kommer fra i dag: ERP, leverandører, regneark eller hukommelse.
4. Ryd op i én varegruppe og test hele vejen ud i webshoppen.
5. Vælg system ud fra integrationerne til de kanaler, I sælger i.
6. Udnævn en ejer af produktdata, så kvaliteten holder efter projektet.

Agent360 kan hjælpe med at vælge PIM eller bygge integrationslaget mellem leverandører, ERP, PIM og jeres salgskanaler, så kontakt os, hvis du vil vende det.

Kilder

• Wikipedia, Product information management: https://en.wikipedia.org/wiki/Product_information_management (læst 6/10-2026)
• Wikipedia, PIM (flertydig forkortelse) og Privileged identity management (viderestiller til Identity and access management): https://en.wikipedia.org/wiki/PIM og https://en.wikipedia.org/wiki/Privileged_identity_management (læst 6/10-2026)
• Sikkerhedsstyrelsen/Erhvervsstyrelsen, Krav til information og mærkning ved fjernsalg fra december 2024: https://www.sik.dk/erhverv/produkter/generel-produktsikkerhed/vejledninger/krav-information-og-maerkning-ved-fjernsalg-december-2024 (læst 6/10-2026)
• Sikkerhedsstyrelsen/Erhvervsstyrelsen, Kravene i forordning om produktsikkerhed (GPSR): https://www.sik.dk/erhverv/produkter/generel-produktsikkerhed/vejledninger/kravene-forordning-om-produktsikkerhed-gpsr (læst 6/10-2026)
• Sikkerhedsstyrelsen/Erhvervsstyrelsen, E-handelstjenester: https://www.sik.dk/erhverv/tilgaengelighed-produkter-og-tjenester/vejledninger/e-handelstjenester (læst 6/10-2026)
• Sikkerhedsstyrelsen/Erhvervsstyrelsen, Tilgængelighed: undtagelser og mikrovirksomheder: https://www.sik.dk/erhverv/tilgaengelighed-produkter-og-tjenester/vejledninger/tilgaengelighed-undtagelser-og-mikrovirksomheder (læst 6/10-2026)
• Retsinformation, Lov om tilgængelighedskrav for produkter og tjenester (lov nr. 801 af 7. juni 2022): https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2022/801 (læst 6/10-2026)
• GS1 Denmark, GTIN: https://www.gs1.dk/services/gtin (læst 6/10-2026)
• GS1 Denmark, GS1 Trade Sync og GDSN: https://www.gs1.dk/services/gs1trade-sync (læst 6/10-2026)
• GS1 Denmark, Digitale produktpas: https://www.gs1.dk/radgivning/digitale-produktpas (læst 6/10-2026)
• Agent360, CRM eller ERP: hvad har jeg brug for?: https://www.agent360.dk/blog/crm-eller-erp-hvad-har-jeg-brug-for (læst 6/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på PIM og ERP?

ERP håndterer typisk lager, indkøb og ordrer, mens PIM holder de kundevendte oplysninger, der skal sælge varen, som beskrivelser, billeder og oversættelser. PIM samler oplysningerne ét sted og sender dem videre til webshop, markedspladser, kataloger og forhandlere.

Hvilke produktoplysninger kræver GPSR i en webshop?

EU's produktsikkerhedsforordning (GPSR) kræver blandt andet fabrikantens navn eller varemærke, postadresse og elektroniske adresse, oplysninger der identificerer produktet, fx billede og produkttype, og nødvendige advarsler og sikkerhedsoplysninger. Har fabrikanten ikke adresse i EU, skal en ansvarlig persons navn og adresser også vises. Kravet har gældt siden 13. december 2024.

Har en lille webshop brug for et PIM-system?

Ofte ikke. Med få varer, ét sprog og én kanal kan webshoppens eller ERP-systemets egne produktfelter række, så længe de holdes i orden. Behovet for et PIM vokser med mange varer, flere kanaler og flere sprog.