Må man optage møder i Danmark? GDPR-regler og samtykke (2026)

Kort fortalt: Optager I et møde på Teams, Zoom eller med en AI-mødeassistent, behandler I personoplysninger, og det kræver et lovligt grundlag. Datatilsynet skriver, at et digitalt møde kan optages uden samtykke, hvis I ikke i praksis kan dokumentere mødets indhold på anden måde. Ellers skal I som udgangspunkt have samtykke fra de øvrige deltagere. Deltagerne skal oplyses om optagelsen, og I skal fastsætte, hvor længe optagelsen gemmes.

Denne side bygger på Datatilsynets tekst om optagelse af digitale møder og vejledningen om optagelse af telefonsamtaler. Den er ikke juridisk rådgivning. Står I med en konkret opsætning, så få den vurderet.

Der er ingen særlige regler for møder

Datatilsynet skriver, at databeskyttelsesreglerne ikke indeholder specifikke regler om optagelse af møder på digitale mødeplatforme som Zoom, Skype og Teams. Når et møde optages, behandles der personoplysninger, og det skal ske efter de almindelige regler. De stiller blandt andet krav om saglighed, nødvendighed og et lovligt grundlag.

Om det er i orden at optage, afhænger ifølge Datatilsynet af omstændighederne: hvem deltagerne er, deres indbyrdes forhold, og hvad formålet med optagelsen er.

Optagelse for at dokumentere mødet

Vil I optage for at kunne dokumentere, hvad der blev sagt og sket, kan det ifølge Datatilsynet ske uden samtykke fra de øvrige deltagere, hvis det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden måde.

Vurderingen svarer ifølge Datatilsynet i vid udstrækning til den, man skal gøre ved optagelse af telefonsamtaler eller et fysisk møde. Spørg jer selv:

• Kan indholdet dokumenteres på anden måde, fx med et referat, som deltagerne godkender?
• Har mødet et indhold, der reelt skal kunne dokumenteres, fx en aftale?
• Kan I godtgøre og dokumentere vurderingen, hvis nogen spørger?

Kan I ikke begrunde, at optagelsen er nødvendig for at dokumentere mødet, kan I som udgangspunkt kun optage med samtykke fra de øvrige deltagere.

Kan et referat gøre det i stedet?

Datatilsynets prøve for optagelse uden samtykke er, om mødets indhold kan dokumenteres på anden måde. Overvej derfor først et referat:

• Et referat, deltagerne godkender, kan måske dokumentere en aftale uden en optagelse. Vurder det konkret for jeres møder.
• Et referat, en AI-mødeassistent skriver: hvis assistenten optager eller transskriberer mødet for at skrive referatet, skal den behandling også vurderes efter databeskyttelsesreglerne.
• Gem kun det, I har brug for. Er referatet godkendt, kan I overveje at slette optagelsen tidligere.

Vælger I at optage, så skriv ned, hvorfor et referat ikke var nok.

Samtykke og opt-out

Datatilsynet nævner også tilfælde, hvor deltagerne har en sådan faglig eller social relation, at mødet kan optages, hvis ingen af deltagerne frabeder sig det, efter at de er blevet oplyst om, at mødet ønskes optaget. Datatilsynets eksempel er to eller flere advokater eller sagsbehandlere, der drøfter en sag.

Fortryder en deltager senere, bør optagelsen ifølge Datatilsynet som udgangspunkt slettes. Alternativt skal I sørge for, at deltageren ikke længere kan genkendes i optagelsen.

Ved optagelse af digitale møder til uddannelse skal grundlaget vurderes konkret ud fra formålet, deltagerne og deres indbyrdes forhold. Bygger optagelsen på samtykke, skal det gives aktivt; tavshed er ikke nok.

Hvad deltagerne skal have at vide

Datatilsynet skriver, at de registreredes rettigheder skal opfyldes, herunder oplysningspligten. I praksis betyder det, at deltagerne skal vide, at mødet optages, og hvorfor, før optagelsen begynder:

• Sig det i invitationen, hvis I planlægger at optage.
• Sig det igen ved mødets start, før I trykker optag.
• Henvis til en side, hvor deltagerne kan læse om formål, opbevaring og deres rettigheder.

Gælder det et kundemøde, er kunden en ekstern deltager, som ikke kender jeres interne praksis. Gør oplysningen tydelig.

Hvor længe må optagelsen gemmes?

I skal ifølge Datatilsynet gøre jer overvejelser om opbevaringsperioden: hvor længe er det nødvendigt at gemme optagelsen? For telefonsamtaler nævner Datatilsynet tre måneder som eksempel på en slettefrist ved dokumentation, medmindre en samtale konkret skal gemmes længere, fx ved en tvist.

Fastsæt og begrund opbevaringstiden for optagelsen, transskriptionen og referatet ud fra formålet med hver del.

AI-mødeassistenter og transskription

Undersøg, hvilke personoplysninger AI-mødeassistenten behandler ved optagelse, transskription og referater, og til hvilke formål. Det gælder både værktøjer, der er indbygget i mødeplatformen, og selvstændige værktøjer som fx Otter.ai. Optager eller transskriberer assistenten, gælder reglerne ovenfor også her. Undersøg derudover hos leverandøren, uanset hvilket værktøj I vælger:

1. Databehandleraftale: behandler leverandøren optagelser og transskriptioner på jeres vegne, skal I have en databehandleraftale.
2. Hvor data ligger: sker der overførsel til lande uden for EU/EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde), skal reglerne om tredjelandsoverførsler overholdes. Datatilsynet nævner dem udtrykkeligt for digitale møder.
3. Træning: bruges jeres optagelser eller transskriptioner til at træne leverandørens modeller, og kan det slås fra?
4. Sletning: kan I slette optagelser og transskriptioner, også hos leverandøren, når slettefristen er nået?
5. Hvem der starter optagelsen: kan en enkelt deltager slå assistenten til, uden at de andre ved det?

Overførsel til USA

Hvis personoplysninger overføres til en modtager i USA, skal I afklare overførselsgrundlaget. EU-Kommissionen har vedtaget en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for EU-US Data Privacy Framework. Efter afgørelsen kan personoplysninger overføres frit til virksomheder i USA, der deltager i ordningen. Undersøg derfor, om leverandøren deltager, eller hvilket andet grundlag overførslen bygger på.

Fortegnelsen

Optagelse af møder er en behandlingsaktivitet. Databeskyttelsesforordningens artikel 30 stiller krav om en fortegnelse over behandlingsaktiviteter, og Datatilsynet har en vejledning om kravet og om undtagelserne fra det. Brug Datatilsynets vejledning til at afklare, om mødeoptagelserne skal indgå i en fortegnelse, og hvilke oplysninger den skal indeholde.

Tjekliste før I optager

1. Formål: dokumentation, uddannelse eller noget tredje?
2. Grundlag: er optagelsen nødvendig til dokumentation, eller kræver den samtykke?
3. Oplysning: i invitationen og ved mødets start.
4. Leverandør: databehandleraftale, placering af data, træning og sletning.
5. Slettefrist: for optagelse, transskription og referat.
6. Fortegnelse: har I afklaret, om aktiviteten skal indgå, og i så fald beskrevet den?

Optager I salgssamtaler eller kundeopkald, gennemgår vi Datatilsynets regler for det i lovlig optagelse af salgssamtaler.

Vil I have hjælp til at afklare den tekniske del af en mødeassistent, fx hvor optagelserne ligger, og hvordan de slettes, så kontakt os.

Kilder

• Datatilsynet, Optagelser og tv-overvågning (afsnittet «Optagelse af digitale møder»): https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/optagelser-og-tv-overvaagning (læst 13/10-2026)
• Datatilsynet, Optagelse af telefonsamtaler: https://www.datatilsynet.dk/Media/638477264404280979/Optagelse%20af%20telefonsamtaler.pdf (læst 12/10-2026)
• Datatilsynet, Du er også ansvarlig, når du deler (databehandlere): https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/gdpr-univers-for-smaa-virksomheder/trin-7-du-er-ogsaa-ansvarlig-naar-du-deler (læst 12/10-2026)
• Datatilsynet, Fortegnelse: https://www.datatilsynet.dk/regler-og-vejledning/fortegnelse (læst 13/10-2026)
• EU-Kommissionen, EU-US data transfers: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/eu-us-data-transfers_en (læst 13/10-2026)

Ofte stillede spørgsmål

Må man optage et Teams-møde uden samtykke?

Ifølge Datatilsynet, hvis det i praksis ikke er muligt at dokumentere mødets indhold på anden måde. Ellers kræver det som udgangspunkt samtykke fra de øvrige deltagere.

Skal deltagerne vide, at mødet optages?

Ja. Oplysningspligten skal opfyldes, så sig det i invitationen og igen ved mødets start, før optagelsen begynder.

Hvad hvis en deltager fortryder?

Så bør optagelsen ifølge Datatilsynet som udgangspunkt slettes, eller I skal sørge for, at deltageren ikke længere kan genkendes.

Må man bruge en AI-mødeassistent som Otter.ai?

Optager eller transskriberer assistenten, gælder de samme regler som for en optagelse. Undersøg derudover databehandleraftale, hvor data ligger, om data bruges til træning, og hvordan der slettes.

Hvor længe må man gemme en mødeoptagelse?

Så længe det er nødvendigt for formålet. Fastsæt en slettefrist. For telefonsamtaler nævner Datatilsynet tre måneder som eksempel ved dokumentation.